Keberadaan Google Apps

Mungkin Anda sudah mengenal beberapa produk Google seperti Gmail, Calendar, Gtalk, Docs atau Sites. Dari produk-produk Google tersebut Anda dapat melakukan banyak aktivitas, terutama yang menunjang aktivitas Anda di kantor, misalnya mengirim email, chat atau browsing. Tetapi apakah Anda tahu dengan Google Apps? Ya, Google Apps adalah sebuah layanan dari Google yang menyertakan seluruh produk-produk tersebut. Kemudian, apa bedanya menggunakan layanan dalam Google Apps secara terpisah dan apa sebenarnya kelebihan dari Google Apps? Berikut adalah penjelasannya.

Keistimewaan Google Apps adalah Anda dapat menggunakan domain Anda sendiri saat menggunakan layanan-layanan dalam Google Apps. Jadi, Anda dapat memiliki alamat email xxx@namadomainanda.com yang menggunakan fasilitas Gmail, misalnya memiliki kasitas 7 GB/account, fitur spam filter, POP3, IMAP atau webmail. Oleh karena itu, untuk memaksimalkan penggunaan Google Apps, Anda perlu memiliki nama domain terlebih dahulu.

Dashboard

Setelah melakukan proses diatas, Anda dapat mengakses dashboard Google Apps yang memiliki alamat di https://www.google.com/a/cpanel/xxx, dimana xxx adalah domain Anda. Administrator dapat membuat user dan group baru, dan Anda diberi URL berisi layanan-layanan Google Apps.

Google Docs

Google Apps dapat digunakan sebagai basis usaha ataupun kegiatan Anda di Internet, email dan chat (menggunakan Gtalk) dapat digunakan untuk komunikasi internal maupun eksternal. Tetapi sebuh fitur yang menarik untuk dicermati adalah Google Docs. Mungkin untuk saat ini, sebagian besar pengguna masih memilih untuk mengetik secara offline, walaupun bisa saja mereka tidak kesulitan dengan pengadaan koneksi internet.

Tidak mengherankan, karena tidak setiap dokumen bersifat publik. Hanya saja, bagi Anda yang memerlukan kolaborasi secara real time dalam mengedit dokumen bersama-sama, fitur Google Docs sangat membantu keperluan tersebut. Dokumen juga tidak terbatas pada word processor, tetapi juga spreadsheet, presentasi, dan form. Semuanya berbasis web, sehingga hanya diperlukan browser dari sisi pengguna. Dokumen-dokumen ini juga dapat disimpan (di-download) ke dalam komputer pengguna dengan berbagai format, antara lain dalam format PDF, RTF, Word, Open Office, dan seterusnya.

Google Calendar

Kalender sudah ada sejak komputer belum ditemukan, dan masih terus menjadi hal penting sampai detik ini. Kalender online yang ditawarkan Google Calendar memungkinkanAnda meng-update jadwal di mana dan kapan saja, selama terhubung dengan Internet. Bahkan jika Anda menggunakan Google Desktop, sebuah gadget mini-calendar memungkinkan Anda melihat agenda, tanpa harus membuka browser. Dalam hal fitur dan kemudahan, Google Calendar dapat diandalkan sekaligus menepis jika ada yang meragukan bahwa aplikasi web tidak semudah dan secanggih aplikasi desktop (setidaknya untuk aplikasi kalender).

Dalam kaitannya dengan Google Apps, fitur kalender ini dapat digunakan untuk melihat masing-masing agenda personal/pegawai dalam organisasi, seseorang dapat menambahkan jadwal tertentu pada kalender rekannya, tetapi untuk alasan keamanan tentunya, ia tidak dapat mengubah jadwal yang dibuat oleh orang lain. Hak ini hanya dimiliki account administrator.